Records management program: RMP

ที่มา : data:image/jpeg;base64,/9j/4AAQSkZJRgABAQAAAQABAAD/2wCEAAkGBxISEhUSExIVFhUX

    สวัสดีค่ะกลับมาพบกับชนิสอีกครั้ง วันนี้ชนิสจะมาแนะนำเกี่ยวกับอาชีพที่ยังไม่เป็นที่น่าสนใจมากนักในประเทศไทย ถ้าอยากรู้จักแล้วไปกันเลย

   

 Records management program หรือชื่อภาษาไทยว่า แผนงานจัดการเอกสาร  คือ แผนงานหรือหน่วยงานที่ทําหน้า รับผิดชอบในการจัดการเอกสารที่ยังไม่สิ้นกระแสการใช้งานและสิ้นกระแสการใช้งานแล้ว สําหรับระบบราชการไทยมี หน่วยงานที่ทําหน้าที่ใกล้เคียง คือ หน่วยงานสารบรรณ แต่ยังมุ่งเน้นที่งานเกี่ยวกับเอกสารมากกว่าเป็นการจัดการทั้งระบบ ซึ่งแต่ละหน่วยงานมีชื่อเรียกที่แตกต่างกัน เช่น Records Management Unit,  Records and Archives Management Section,  Records Management and Archives Unit,  Information and Records Management (IRM) 

    หน้าที่ของ RMP ตาม ISO15489  กล่าวถึง การออกนโยบาย กําหนดความรับผิดชอบ ขั้นตอนการทํางาน  และการให้บริการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการและการใช้เอกสาร สําหรับจัดการเอกสาร นําระบบลงสู่ธุรกิจและกระบวนการต่างๆ

ที่มา : https://pbs.twimg.com/profile_images/1188787577207185408/kVIBelEa_400x400.jpg

สำหรับหน่วยงานที่มีการรับสมัคร RMP คือ The Ohio State University Libraries ภายใต้องค์กรที่มีชื่อว่า The Ohio State University’s Records Management program (OSU Records Management ) มีทั้งหมดมี 2 ตำแหน่ง 1.University Records Manager 2. University Archivist หรือสามารถเรียกโดยรวมได้ว่า ตำแหน่ง. Records Management staff

ที่อยู่ของหน่วยงาน The Ohio State University - University Libraries 1858 Neil Avenue Mall | Columbus, Ohio 43210 | 614-292-OSUL (6785) 

 

ที่มา : https://egallogistics.com/wp-content/uploads/2014/11/records-management-steps.jpg

วัตถุประสงค์ของการจัดการบันทึก คือ    1.ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกพร้อมใช้งานเมื่อจำเป็นภายในเพื่อสนับสนุนการทำงานของมหาวิทยาลัย 

2.เพื่อตอบสนองต่อการร้องขอบันทึกสาธารณะ 

3.เพื่อตอบสนองต่อการดำเนินคดี 

4.ปกป้องบันทึกจากการทำลายหรือการลบที่ไม่เหมาะสมหรือโดยไม่ได้รับอนุญาตตามกฎหมายของรัฐโอไฮโอหรือกฎแห่งการค้นพบ 

5. โปรแกรมการจัดการบันทึกของมหาวิทยาลัยแห่งรัฐโอไฮโอให้ข้อมูลและคำแนะนำเกี่ยวกับการจัดการการเก็บรักษาและการจัดการบันทึกของมหาวิทยาลัยอย่างเป็นทางการ แม้ว่าคณาจารย์และเจ้าหน้าที่ทุกคนในรัฐโอไฮโอจะต้องปฏิบัติตามนโยบายการจัดการบันทึกของมหาวิทยาลัย แต่เจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดการบันทึกพร้อมให้คำปรึกษาและคำแนะนำ

 University Records Management มีบริการดังต่อไปนี้:      1.ความช่วยเหลือในการพัฒนาหรืออัปเดตกำหนดการเก็บรักษา การอนุมัติการทำลายบันทึก 

2.การให้คำปรึกษาในหัวข้อต่างๆรวมถึงขั้นตอนพื้นฐานการจัดการอีเมล การจัดระเบียบบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ การถ่ายภาพดิจิทัลการจัดซื้อระบบบันทึกและอื่น ๆ 

3. การจัดการ OnBase / EDM ระหว่างกำหนดการเก็บรักษาและประเภทเอกสาร

 เป้าหมายของโปรแกรม    การจัดการบันทึกของ OSU คือการสร้างกระบวนการที่เป็นระบบทำซ้ำได้เอกสารสำหรับการเก็บรักษาและการจัดการบันทึกที่สร้างและดูแลโดยมหาวิทยาลัยแห่งรัฐโอไฮโอ

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

อ้างอิง

วิศปัตย์ ชัยช่วย.(2564).บทที่4 แผนงานจัดเอกสาร. ค้น เมื่อ 1 กุมภาพันธ์ 2564. 

    จากhttps://classroom.google.com/u/0/c/MjQ4NTM3MTA3OTQ1/m/MjYwNjY1Mjkx    MDUy/details

Ohio State University Libraries.(2020).OSU Records Management.

    ค้น เมื่อ 1 กุมภาพันธ์ 2564. จาก https://library.osu.edu/osu-records-management?            fbclid=IwAR3FU9qjiM38Ky-QPguLv2VlnVxLMnBTBzinE-nL9nhRLZ5a-                    VSs8I8o7m0